Personuppgiftsansvarig: FM Reklam AB org.nr 556315–7568
Kontaktuppgifter: 031-719 06 40, info@fmreklam.se,
Gamla Särövägen 4, 436 51 Hovås
FM Reklam AB (”vi” eller ”oss”) är personuppgiftsansvarig och behandlar personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen (EU 2016/679) och följer även i övrigt svensk dataskyddslagstiftning. Vi stävar efter att behandla dina personuppgifter med största möjliga hänsyn till din integritet. Denna policy syftar till att ge dig övergripande information om hur vi samlar in och använder uppgifterna i vår verksamhet. Policyn förklarar också dina rättigheter gentemot oss gällande personuppgifter som behandlas hos oss.
Begrepp
Personuppgifter – är all information som dir är all information som direkt eller indirekt kan relateras till en fysisk person.
Behandling – all hantering av personuppgifter såsom insamling, registrering, lagring, överföring, inspelning och gallring med mera.
Hur och vems personuppgifter vi samlar in
Vi behandlar uppgifter kopplade till företrädare, anställda och uppdragstagare till juridiska personer eller enskilda firmor som är potentiella kunder, befintliga kunder, leverantörer eller samarbetspartners. Även uppgifter kopplade till personer som är deltagare på våra events, konferenser eller övriga arrangemang behandlas.
Personuppgifter samlas bland annat in när personer fyller i vårt kontaktformulär på vår webbplats, kontaktar oss via mejl eller telefon med anledning av intresse för våra tjänster eller för att de vill erbjuda oss sina tjänster eller produkter.
Vi kan också aktivt inhämta personuppgifter från hemsidor, kundregister, sociala medier eller genom nätverkande och rekommendationer i syfte att kommunicera med personer i deras yrkesroll.
I samband med att vi att förbereder en offert eller uppdrag samlar vi in ytterligare information för att anpassa uppdraget för kunden. Inför events, konferenser eller andra arrangemang samlas exempelvis uppgifter om anmälda deltagare in från dem själva eller arbetsgivaren. Personuppgifter samlas även in från annat håll såsom Bolagsverket eller företagsdatabaser etcetera.
Vi samlar också in personuppgifter när vi tar bilder eller filmar vid våra event eller arrangemang.
Ändamål och rättslig grund för vår behandling av personuppgifter
Vi samlar inte in fler personuppgifter än nödvändigt och alla uppgifter behandlas så länge som det finns en rättslig grund i enlighet med de i dataskyddsförordningen uppräknade rättsliga grunderna enligt nedan.
- a) för att vi ska kunna utföra de skyldigheter och åtaganden gentemot part som vi har avtalat om eller för förberedelse av sådant avtal,
- b) för att vi ska kunna uppfylla en rättslig förpliktelse eller myndighetsbeslut och därmed följa de lagar som gäller för vår verksamhet,
- c) vi eller någon av våra samarbetspartner har ett berättigat intresse av behandlingen,
- d) du har samtyckt till behandlingen.
Personuppgifter behandlas exempelvis i syfte att:
- Med rättslig grund i a) och c) dokumentera, administrera och fullgöra avtal med kunder. Uppgifter såsom namn, kontaktuppgifter och befattning etcetera behövs då för kommunikation med anställda, företrädare och firmatecknare i syfte att boka möten, lämna offerter och utforma uppdraget med mera.
- Med rättsliga grund i b) behandla personuppgifterna för bokföringsändamål eller för rapportering till myndigheter såsom Skatteverket, Kronofogden eller Polismyndigheten med flera.
- Med rättslig grund i c) eller d) göra utskick via post, e-post eller ta kontakt via telefon i syfte att marknadsföra och informera om våra tjänster. Till befintliga kunder skickas nyhetsbrev och erbjudanden ut regelbundet. För att nå nya kunder görs även utskick till personer som i sin yrkesroll kan vara intresserad av våra tjänster och erbjudanden. Vi gör dock inga regelbundna utskick till potentiella kunder utan att först inhämta samtycke.
- Med rättslig grund i a) och c) behandlas uppgifter om anmälda deltagare till events, konferenser eller andra arrangemang som vi anordnar. Oftast behandlas namn, e-post och arbetsplats i syfte att skapa deltagarlistor, göra bokningar och kunna tillhandahålla materiel.
- För att kunna förbeställa mat och dryck eller annars anpassa arrangemang för deltagare samlas uppgifter in om allergier, matpreferenser och andra hälsouppgifter. Detta görs med den rättliga grunden samtycke (d.
- Bilder och filmer från events eller andra arrangemang behandlar vi med berättigat intresse av att informera om och marknadsföra våra tjänster på vår hemsida, i tryckta produkter och i sociala medier. Det gör vi med rättslig grund i (c.
- Med rättslig grund i a) och b) för att kunna fullgöra och administrera avtal med leverantörer, behandlas personuppgifter om dennes anställda eller företrädare för ändamålen fakturahantering, betalning, hantering av leveranser och kommunikation.
Hur vi behandlar personuppgifter på vår hemsida och sociala medier
Vi är personuppgiftsansvariga för de personuppgifter som publiceras på vår webbplats och i våra sociala medier. Det innefattar också uppgifter som publiceras av besökare. Vi håller därmed regelbunden uppsikt över våra kommentarsfält för att upptäcka och radera kränkande personuppgifter.
Om vi avser att publicera bilder, filmer eller ljudupptagningar från våra events eller andra arrangemang har vi först informerat deltagare om att vi ska ta bilder, spela in eller filma och gett dem möjlighet att begära att materialet inte används. Den som förekommer i uppgifter på våra webbplatser och sociala medier har alltid rätt att begära att uppgifterna raderas.
Personuppgifterna kan delas med andra
Vi kan komma att dela dina personuppgifter med andra företag eller myndigheter. Om företaget behandlar personuppgifterna för vår räkning är de s.k. personuppgiftsbiträden och vi har då tecknat personuppgiftsbiträdesavtal med dem vilket bland annat innebär att de är skyldiga att behandla informationen säkert, korrekt och med sekretess. Nedan listas typer av företag som vi kan dela dina personuppgifter med.
Samarbetspartner och leverantörer – kan få ta del av personuppgifter i syfte att vi ska kunna utföra våra kontraktuella åtaganden. Exempelvis kan uppgifter lämnas ut till IT-leverantörer eller leverantörer av tjänster för evenemang och resor såsom hotell, sportarrangörer eller restauranger.
Revisorer– kan komma att få ta del av personuppgifter för att granska vår bokföring, hjälpa oss med vår redovisning eller ge oss råd.
Banker och inkassoföretag – kan få ta del av uppgifterna när vi hanterar våra betalningar.
Myndigheter – vi kan lämna nödvändig information till myndigheter såsom Skatteverket, kronofogden, polis eller domstolar om ett sådant utlämnande föreskrivs enligt lag eller för att vi ska kunna initiera och freda oss mot rättsliga anspråk.
Var vi behandlar personuppgifterna
Dina personuppgifter kommer huvudsakligen att behandlas inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES föreligger antingen ett beslut från kommissionen om att tredjelandet i fråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder som säkerställer att dina rättigheter skyddas.
Hur länge vi sparar personuppgifterna
Vi sparar inte personuppgifter längre än nödvändigt och så länge som det finns rättslig grund för det. Generellt innebär det att uppgifter sparas så länge det är nödvändigt för att uppfylla det ändamål för vilket de samlats in. Vissa uppgifter måste dock sparas längre enligt lag eller vår intresseavvägning. Nedan exemplifieras aktuella lagringstider.
Uppgifter som är hänförliga till fakturor eller annan räkenskapsinformation måste sparas minst 7 år plus innevarande år i enlighet med bokföringslagen (1999:1078).
Inaktiva avtal sparas med hänvisning till preskriptionslagen (1981:130) i 10 år efter avslutad kundrelation i syfte att kunna utgöra bevis vid eventuella krav.
Kontaktuppgifter till affärskontakter såsom befintliga eller tidigare kunder sparas normalt så länge vi bedömer att personens befattning eller yrkesroll kan antas ha ett intresse för våra tjänster. Dessa personer kan dock när som helst avregistrera sig från våra marknadsföringsutskick eller nyhetsbrev.
Uppgifter som behandlas efter en intresseanmälan (samtycke) sparas tills den registrerade avanmäler sitt intresse av att motta nyhetsbrev eller inbjudningar från oss.
Som en del av vårt avtalade uppdrag för våra kunder och för att kunna titta på gamla produktioner sparas uppgifter i genomförda uppdrag. Det kan röra sig om original för annonser, filmer, eventsmaterial, banners, reklamskyltar kampanjpresentationer mm. Dessa sparas i högst 10 år eller tills den vars personuppgifter förekommer i materialet begär att de raderas.
Uppgifter om matpreferenser, allergier eller handikapp raderas direkt efter genomfört event, konferens eller arrangemang.
Vi behandlar filmer och bilder under en period om 3 år efter evenemanget eller arrangemanget om den som uppgifterna berör inte begärt att vi raderar dem innan dess.
Vad du har för rättigheter
Registerutdrag – du kan kostnadsfritt begära att skriftligen få samlad information om de personuppgifter som behandlas om dig.
Rättelse – du kan begära att personuppgifter som är felaktiga eller ofullständiga justeras.
Radering och invändning – du har rätt att begära att uppgifter som du anser inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in raderas. Det kan dock finnas legala skyldigheter för oss som hindrar oss från att omedelbart radera uppgifterna. Vi kan också göra bedömningen att uppgifterna inte kan raderas eftersom ändamålet kvarstår eller vi behöver uppgifterna för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Du har alltid rätt att få dina uppgifter som används i marknadsföringssyfte raderade eller annan behandling som vi baserat på ditt samtycke. Det gäller även bilder som vi publicerat på dig på vår hemsida eller sociala medier. Hör då av dig till oss på info@fmreklam.se.
Begränsning – om du begärt en rättelse eller radering av personuppgifter har du rätt att också begära en begränsning av behandlingen under tiden din begäran prövas.
Klagomål – du har rätt att framföra klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, (imy.se), om du anser att vår behandling av dina personuppgifter kränker dina rättigheter och intressen enligt gällande lagstiftning.
Dataportabilitet- Om du har lämnat ditt samtycke eller om vi grundar behandlingen på avtal har du rätt att få ut personuppgifterna som rör dig som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och få vår hjälp att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig när detta är tekniskt möjligt.
Övrigt
Information om vår personuppgiftsbehandling avseende personer som är arbetssökande, är eller har varit anställda hos oss omfattas inte av denna policy utan lämnas separat.